Bir yazılım için 10 koltuk (kullanıcı) lisansı satın almak kolaydır; zor olan, zaman içinde o yazılımın gerçekte kaç cihazda kurulu olduğunu takip etmektir. Yeni bir çalışan işe başlar, eski bir kurulumdan kalan bir kopya silinmez, bir proje için "geçici" kurulan bir yazılım kalıcı hale gelir. Aylar sonra geriye dönüp bakıldığında, satın alınan koltuk sayısının çoktan aşılmış olduğu fark edilir, ama kimse ne zaman ya da nasıl olduğunu bilmez.
Lisans aşımı neden sadece bir "detay" değil?
Birçok yazılım üreticisi (özellikle büyük kurumsal yazılım şirketleri) düzenli olarak lisans denetimi (audit) yapma hakkını sözleşmelerine koyar. Bir denetimde satın alınandan fazla kurulum tespit edilirse, şirketten geriye dönük lisans bedeli, bazen de ek ceza talep edilebilir. Bu, önceden planlanmamış, bütçelenmemiş bir maliyettir, üstelik genelde en kötü zamanda (denetim bildirimi geldiğinde) fark edilir.
Sorun genelde kötü niyet değil, görünürlük eksikliği
Lisans aşımının arkasında neredeyse hiç kötü niyet yoktur, sorun basitçe görünürlük eksikliğidir. Bir BT sorumlusu 5 bilgisayarlık bir ofiste bunu elle takip edebilir, ama cihaz sayısı 20'yi, 50'yi geçtiğinde hangi yazılımın hangi cihazlarda kurulu olduğunu elle doğru tutmak pratik olarak imkansız hale gelir.
- Yeni bir cihaz kurulumunda eski bir yazılım şablonundan kopyalama yapılması
- İşten ayrılan bir çalışanın cihazındaki lisansın boşa düşmesi, kimsenin fark etmemesi
- Deneme (trial) amaçlı kurulan bir yazılımın kalıcı kurulum haline gelmesi
- Farklı departmanların birbirinden habersiz aynı yazılımı ayrı ayrı satın alması
Takibi nasıl güvenilir hale getirirsiniz?
Güvenilir bir lisans takibinin iki tarafı olmalıdır: satın alınan koltuk sayısı (insan tarafından girilen, sözleşmeye dayalı bir rakam) ve o yazılımın filodaki GERÇEK kurulu sayısı (cihazlardan toplanan, gerçek envanter verisi). İkisi ayrı ayrı tutulduğunda birbirinden kopar; asıl değer, ikisinin canlı olarak karşılaştırılmasındadır.
TURKONETS panelinde bir yazılım için satın alınan koltuk sayısı girilir, filodaki tüm cihazların gerçek kurulu yazılım envanteriyle (zaten her cihazdan toplanan veri) otomatik karşılaştırılır. Kurulu sayı satın alınandan fazlaysa aşım net bir rozetle (ör. "7/5") hemen görünür, bulgu beklemeden, denetim gelmeden fark edilir. Yaygın yazılımlar için hazır bir katalog da bulunur, elle isim girmek gerekmez.