Bir bilgisayar ya da sunucu arızalandığında ilk sorulan soru genelde "garantisi var mı" olur. Garanti kapsamındaysa onarım ya da değişim üreticiden ücretsiz gelir; kapsam dışındaysa aynı arıza, bütçede hiç planlanmamış bir masraf olarak doğrudan şirketin cebinden çıkar. Sorun şu ki, çoğu şirket bu soruyu arıza anında, yani cevabın işe yaramayacağı en kötü zamanda sorar.
Garanti takibi tam olarak nedir?
Garanti takibi, her cihazın satın alma tarihinin ve garanti bitiş tarihinin kayıt altında tutulup, herhangi bir anda "bu cihazın garantisi kaç gün sonra bitiyor" sorusuna faturayı aramadan, satıcıyı aramadan cevap verilebilmesidir. Basit görünür, ama cihaz sayısı arttıkça, farklı tarihlerde farklı satıcılardan alınan onlarca cihazla birlikte elle takip edilmesi neredeyse imkansız hale gelir.
Garanti bittikten sonra ortaya çıkan gerçek maliyet
Garanti süresi dolmuş bir cihazın arızası yalnızca "tamir parası" demek değildir. Genelde beraberinde getirdiği birkaç gizli maliyet daha vardır:
- Tam fiyatından onarım ya da parça değişimi, garanti kapsamındakinin aksine
- Yedek/ödünç cihaz sağlanmadığı için çalışanın günlerce cihazsız kalması
- Acil, planlanmamış bir satın alma kararı, en uygun fiyatı/tedarikçiyi araştırmaya zaman kalmadan
- Bütçede hiç yer almayan bir harcamanın aya ya da çeyreğe aniden eklenmesi
Neden elle takip genelde işe yaramıyor
Birkaç bilgisayarlık bir ofiste garanti bitiş tarihlerini bir Excel tablosunda tutmak mümkündür. Ama cihaz sayısı arttıkça, farklı tedarikçilerden farklı tarihlerde alınan cihazlarla bu tablo hızla güncelliğini yitirir; kimse her yeni alımda tabloyu güncellemeyi hatırlamaz, BT sorumlusu değiştiğinde tablo genelde onunla birlikte unutulur. Sonuç olarak garanti durumu yalnızca bir arıza çıktığında, faturalar karıştırılarak öğrenilir.
Proaktif bütçe planlamasının temeli
Garanti takibinin asıl değeri bir arıza anında değil, öncesindedir. Garantisi yakında bitecek cihazların önceden bilinmesi, bir sonraki dönemin donanım bütçesinin gerçek verilere dayanarak, sürpriz olmadan planlanmasını sağlar; gerekirse garanti bitmeden önce uzatılmış garanti ya da bakım sözleşmesi gibi seçenekler de değerlendirilebilir.
TURKONETS panelinde her cihaz için garanti bitiş tarihi bir kez girilir; panel bu tarihten kalan gün sayısını gerçek zamanlı hesaplayıp cihaz sayfasında görünür bir rozetle gösterir, yaklaşan bitişler ayrıca öne çıkar. Elle bir tabloyu güncel tutmaya çalışmak yerine, garanti durumu diğer cihaz bilgileriyle aynı yerde, tek bakışta görülür.